Matilde

Guía

Matilde convierte lo que dictas o escribes en un pedido con sus códigos y sus precios, y contesta preguntas sobre el catálogo por el mismo micrófono. Solo sabe lo que hay cargado, que es lo que ves en Catálogo y en Clientes.

El recorrido de un pedido

Del dictado a tu empresa en seis pasos.

Dictas o escribes. En la pantalla del pedido, di o escribe el cliente y lo que quiere, y pulsa "Preparar pedido".
Matilde lo entiende. Separa el cliente, cada artículo y su cantidad, aunque lo digas todo seguido.
El sistema lo comprueba. Cada línea se busca en el catálogo de tu empresa, y el precio lo pone el sistema, no Matilde.
Tú revisas. Lo que está claro sale resuelto. Lo que necesita algo de ti sale primero y marcado en color, y lo arreglas con un toque.
Confirmas. Con el botón "Confirmar pedido". Nunca se envía solo.
Llega a tu empresa. Según cómo trabaje tu empresa, el pedido sigue uno de estos dos caminos.
- Al ERP de tu empresaCon Business Central o SAP conectado, entra directo.
- A la oficinaSin ERP conectado, la oficina lo recibe en el fichero de pedidos del día.

Qué puedes hacer

Elegir el cliente, o decirlo al dictar. Con cliente, los precios son los suyos y Matilde sabe cuál es "la de siempre". Se puede elegir tocando la fila del cliente, encima de la caja del pedido, o nombrarlo dentro del pedido ("para tal cliente, tres cajas de..."): el nombre dicho manda, y si encaja con varios clientes, Matilde pregunta cuál.
Dictar o escribir el pedido como se lo dirías a la oficina, varias líneas seguidas, y pulsar "Preparar pedido". Dictar funciona en Chrome, Edge y Safari, en el móvil y en el ordenador. Donde el navegador no dicta, se escribe. Si lo que dices es una pregunta del catálogo, Matilde la contesta debajo y el pedido sigue como estaba. Si no es ni un pedido ni una pregunta, lo dice y no toca nada.
Repetir el último pedido. Con el cliente elegido y sin pedido en pantalla, el botón "Repetir el último" trae el último pedido que le hiciste, con los precios de hoy. También vale decir o escribir solo "repite el último", "lo mismo que la última vez" o "ponme lo último". Lo que ya no cuadra con el catálogo queda por revisar, lo que dictes después se añade, y nunca se confirma solo. Si lo dices dentro de un pedido con más cosas ("dos cajas de sangría y lo mismo que la última vez"), Matilde prepara lo demás y te avisa encima de las líneas, con el botón "Añadir su último pedido" para sumarlo.
Dejar notas de entrega. Si al dictar dices que es urgente, el día de entrega o que va sin factura, sale como ficha encima de las líneas, y el aspa la quita. Con "Añadir nota" escribes otra. Las notas que haya al confirmar viajan con el pedido: al CSV y al PDF que recibe la oficina, y a Business Central si tu empresa lo usa.
Revisar lo que falta. Las líneas por decidir salen primero y abiertas, con sus opciones: tocas una y pasa a la siguiente. También puedes buscar otra referencia, dejarla para la oficina o quitarla, y "Deshacer" la devuelve. Las ya resueltas van debajo en una fila, y tocándola cambias la cantidad o el artículo. Si tu empresa usa Business Central y hay datos, las líneas resueltas enseñan cuántas hay en almacén, en ámbar si pides más de las que hay. No impide confirmar. La demo no está conectada a ningún ERP y no sale.
Confirmar pedido. Solo se enciende cuando no queda ninguna línea por decidir, y junto al botón se dice qué falta. Antes, si el cliente suele pedir algo que no está en el pedido, Matilde lo propone en una tarjeta: "Añadir" lo pone en el pedido y "No" lo descarta. Sale una sola por pedido. Si tu empresa usa Business Central, el pedido confirmado entra directo en él. Tras confirmar salen tres enlaces. "Ver el PDF de este pedido" trae su hoja y lo que recibe Business Central. "PDF del día" junta tus pedidos de hoy. "Descargar el CSV del día" es lo que pega la oficina. Cada comercial ve solo los suyos, y quien administra el equipo ve los de todos. En la app, desde la versión 1.5.0, son tres botones: los PDF se abren en el visor del teléfono y el CSV en la hoja de compartir, para mandarlo por correo o abrirlo en una hoja de cálculo. Y en Mis pedidos, cada pedido abierto trae "Ver el PDF". Si tu organización trabaja con varias empresas, el CSV lleva al final la columna "empresa", el PDF dice la empresa de cada pedido y los agrupa por empresa, y Mis pedidos dice de qué empresa es cada uno.
Dejar un pedido para luego. Lo que no confirmas se guarda solo en Borradores, sin botón: al preparar el pedido y con cada cambio que haces, y abajo, junto al importe, se dice si ya está guardado. "Borrar" vacía la pantalla y el pedido sigue en Borradores, salvo que toques "Descartarlo". En Borradores ves cada uno con su cliente, cuántas líneas tiene y cuántas quedan por decidir, de dónde salió y hace cuánto lo tocaste. "Abrir" lo trae a la pantalla del pedido con los precios de hoy, para completarlo y confirmarlo, y "Descartar" lo borra. Al confirmarlo sale de la lista. Solo los ves tú, y se borran solos 7 días después del último cambio. Si lo tienes abierto en dos sitios y cambia en el otro, Matilde deja de guardar y te pregunta: "Cargar el otro" trae lo de allí y "Guardar el mío" se queda con lo de aquí. Si ya se confirmó en el otro sitio, lo dice y vacía la pantalla.
Guardar como oferta. Con Business Central, junto a "Confirmar pedido" está "Guardar como oferta", que se enciende con la misma regla. La oferta entra en Business Central con su referencia y no cuenta como pedido: no sale en el CSV, en el PDF del día ni en Mis pedidos. Con el cliente elegido, "Ofertas de este cliente" las lista con su estado, y la que sigue abierta lleva "Pasar a pedido", que la convierte en un pedido de Business Central sin volver a dictarla.
Ver tus pedidos. En Mis pedidos están los que has confirmado en los últimos 30 días, los más recientes arriba, y "Ver más" trae los siguientes. Con Business Central, cada uno dice también si ya entró y con qué número, si está pendiente o si lo revisa la oficina.
Ver los documentos de un cliente. En Clientes, cuando tu empresa trabaja con Business Central, cada cliente lleva "ver sus documentos": sus últimos pedidos, ofertas y facturas, leídos de Business Central en el momento, y "ver el PDF" descarga cada uno. Si Business Central no puede generar el PDF, la fila dice por qué.
Oír el resultado. Matilde lee en voz alta el resumen del pedido al prepararlo, el pedido confirmado y la respuesta del catálogo, con la voz del propio móvil. Nunca habla con el micrófono abierto. Se apaga y se enciende con el botón "Voz" de arriba, y se acuerda de lo que elegiste.
Llevar el equipo, si eres administrador de tu empresa. En Equipo das de alta a una persona con su nombre y su correo, y no se le manda nada: entra cuando quiera pidiendo su enlace. Ves si ya ha entrado alguna vez con el correo. Si le pones su nombre de pila, al darla de alta o con "Cambiar nombre de pila", Matilde le saluda arriba por su nombre ("Buenos días, Susana"), en la web, en el móvil y al empezar en el coche. Sin él, le saluda sin nombre. "Dar de baja" le cierra la entrada en ese momento, en la web y en el móvil, también si entraba con contraseña. "Hacer administrador" y "Quitar administrador" cambian quién puede ver esta pantalla, y siempre queda al menos uno. Si tu organización tiene varias empresas, cada persona ve y vende solo en la suya: al darla de alta eliges su empresa, y en su fila se la quitas o le das otra (de momento, una por persona). Sin ninguna no ve nada, y el cambio vale desde su siguiente toque, también en el móvil. Los administradores las ven todas. Con Business Central, "Proponer desde Business Central" busca a cada persona entre los vendedores de cada empresa por su correo y te lo propone para que lo aceptes: sale de lo que hay escrito en Business Central, así que míralo antes de aceptar.
Salir. El botón "Salir" de arriba cierra la sesión en este móvil. Para volver a entrar hay que escribir otra vez la contraseña o, si tu empresa entra con el correo, pedir otro enlace. Salir de una entrada con el correo la cierra también en el servidor.
Consultar el catálogo (plegado debajo del pedido, o dictando la pregunta en la caja del pedido): preguntar por una referencia concreta, por lo que le cuesta a un cliente una cantidad de algo, o por lo que ese cliente suele pedir. Responde con su fuente, y si no lo sabe lo dice. Las preguntas abiertas del tipo "qué hay de tal familia" las contesta peor que el listado: para eso está la pantalla Catálogo.

Lo que no hace: no inventa referencias ni precios, no busca en internet y no contesta fuera del pedido y del catálogo. El precio lo pone siempre el sistema, nunca el modelo.

Qué significan los colores

Por decidir, en ámbar. Matilde duda entre varios artículos. Toca el bueno y Matilde abre la siguiente duda.
No está, en rojo. No lo encuentra en el catálogo. Busca otro artículo, déjala para la oficina o quítala.
Aviso de almacén. Cuando hay datos de Business Central o SAP, las líneas resueltas enseñan las existencias. Si pides más de lo que hay, el aviso sale en ámbar. No impide confirmar.
Para la oficina. La línea va sin código y la oficina elige el artículo. El pedido se puede confirmar con ella.

Mientras falte el cliente o quede una línea por decidir, "Confirmar pedido" no se enciende, y al lado se dice qué falta.

En el coche

Con la app de Matilde en el iPhone conectado a CarPlay, dictas el pedido en la pantalla del coche, Matilde te lo lee y lo envías diciendo "confirma el pedido" o tocando Confirmar. Si el cliente o un artículo tiene una sola opción, Matilde te lo pregunta ("¿El pedido es para Mesón del Arco?") y basta con decir "sí" o "no". Si falta el cliente o queda alguna línea por decidir, lo deja guardado en el teléfono para que lo revises al parar: está arriba del todo en Nuevo pedido, con "Reenviar" y "Descartar". En el coche no se pregunta por el catálogo, y si dices una nota de entrega no se guarda.

Si algo falla

No te oye. Mira que el navegador o el teléfono tiene permiso para el micrófono. Mientras tanto, puedes escribir el pedido.
La sesión ha caducado. Vuelve a entrar con tu contraseña. Si no la acepta, ha vencido o la han anulado, y tu responsable te da una nueva. Si entras con tu correo, pide otro enlace.
Un pedido que no entra. En Mis pedidos se ve si está pendiente o si lo revisa la oficina. No lo dictes otra vez, avisa a la oficina.
Has perdido el teléfono. Avisa a tu empresa para que anule tu acceso. Eso cierra la sesión en ese teléfono.

A quién avisar

Para la contraseña, el acceso, el catálogo, los precios o tus clientes, habla con tu responsable. Si Matilde falla, escribe a contacto@oyematilde.com con tu nombre, tu empresa y qué ha pasado. Contestamos en días laborables. Más en Soporte.

Qué se mide del uso, y qué no

Con tu permiso, Matilde cuenta cómo se usa para saber dónde falla: que has dictado un pedido y cuánto duró, cuántas líneas salieron y cuántas hubo que corregir, cuánto tardó en resolverlas, que has preguntado al catálogo y si la pregunta cayó dentro, que el pedido se creó y con cuántas líneas, y los fallos del micrófono y los errores de la pantalla. Son recuentos y tiempos.

Lo que NO sale de aquí: lo que dictas, los nombres y los códigos de tus clientes, los precios y los importes, y tu nombre o el de quien sea. De tu navegador solo viajan cuál es (Chrome, Safari) y su versión, qué sistema tiene y su versión, y si es móvil u ordenador: ni la dirección de la página, ni de dónde vienes, ni la cadena completa del navegador, ni el idioma del navegador, ni tu zona horaria, ni el tamaño de tu pantalla, ni ningún identificador de campaña publicitaria. Quien usa Matilde viaja como un código calculado en el servidor que no se puede deshacer y que es distinto en cada empresa. Si el dispositivo pasa de una persona a otra, lo guardado de la anterior se borra. Viajan además dos códigos que genera la herramienta de medición y que no dicen quién eres: uno de la sesión y otro del navegador, que se estrena en cada carga de la página. Los datos van a PostHog, en la Unión Europea. Si dijiste "Rechazar", no se manda nada: ni una sola petición sale del navegador.

De un error de la pantalla sale el tipo (por ejemplo, "TypeError") y en qué fichero y línea de Matilde ocurrió. El texto del mensaje no sale.

Comprobando…

Ejemplos para probar

Salen de los datos cargados. "Probar" te lleva a la pantalla del pedido con el texto puesto y el cliente elegido. No envía nada hasta que pulses tú.